Codice Etico

GD MEDIA SERVICE S.r.l. (in seguito anche GD MEDIA SERVICE o la “Società”) svolge la propria attività nel rigoroso rispetto dei principi contenuti nel presente Codice Etico, nella consapevolezza e convinzione che il successo dell’impresa sia compatibile con l’etica degli affari.

GD MEDIA SERVICE ha per oggetto principale la diffusione, la distribuzione e la vendita a grandi magazzini, supermercati, ipermercati e grande distribuzione in genere, punti vendita dei circuiti autostradali e aeroportuali nonché catene di librerie ed altri intermediari del canale della grande distribuzione in genere, sia per conto proprio che per conto di terzi, di quotidiani, periodici, libri, stampati di ogni genere e altri mezzi di informazione realizzati con supporti cartacei, telematici, magnetici, informatici e audiovisivi.

Il presente Codice Etico vincola tutti i soggetti cui è destinato, a qualunque livello dell’organizzazione aziendale.

L’Amministratore Delegato assicura, coordinandosi con le altre funzioni aziendali, la diffusione e la conoscenza del Codice Etico presso tutti i Destinatari (gli Amministratori, i Dipendenti e tutti coloro che operano con GD MEDIA SERVICE quale che sia il rapporto che li lega alla stessa – cosiddetti Collaboratori).

La Società predispone procedure, protocolli, regolamenti e disposizioni interne affinché i valori contenuti nel presente Codice Etico trovino affermazione nell’attività svolta dalla stessa.

Tutti i Destinatari si impegnano a segnalare all’Organismo di Vigilanza di GD MEDIA SERVICE ogni violazione del presente Codice Etico e ogni evento ritenuto non in linea con i principi generali declinati all’interno del documento stesso.

1. PRINCIPI GENERALI

1.1 GD MEDIA SERVICE intende di conseguenza generare valore in modo stabile per favorire tutti gli operatori in essa convergenti: gli azionisti, i fornitori, le risorse umane, la comunità finanziaria e i clienti. GD MEDIA SERVICE è consapevole dell’importanza del proprio ruolo ai fini della diffusione dell’informazione e di conseguenza impronta la propria attività nel rispetto dei principi di libertà e pluralismo, affermando la centralità e preminenza del diritto del pubblico ad una informazione corretta e completa.

1.2 GD MEDIA SERVICE nel perseguire i propri obiettivi ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e di regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui esso opera e ne richiede il rispetto da parte di tutti i Destinatari. GD MEDIA SERVICE non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.

1.3 Si impegna altresì ad impiegare in modo responsabile le risorse mirando ad uno sviluppo sostenibile nel rispetto dell’ambiente, della dignità e dei diritti umani.

1.4 I principi e le disposizioni del presente Codice sono vincolanti per gli Organi Sociali di GD MEDIA SERVICE, per tutte le persone legate da rapporti di lavoro subordinato con GD MEDIA SERVICE (i Dipendenti) e i Collaboratori. I Destinatari del Codice devono adottare condotte tali da garantire la salvaguardia dell’immagine di GD MEDIA SERVICE e dei beni della Società, sulla base dei principi di correttezza e lealtà.

2. LE RISORSE UMANE

2.1 GD MEDIA SERVICE ritiene che il capitale umano costituisca un fondamentale bene aziendale e promuove comportamenti atti a valorizzarlo. L’attività di GD MEDIA SERVICE può definirsi labour intensive, dunque la preparazione professionale, la motivazione e la fedeltà all’azienda costituiscono i presupposti per un’alta qualità del servizio.

2.2 GD MEDIA SERVICE promuove il rispetto dei principi di eguaglianza e di pari opportunità nelle attività di selezione e reclutamento del personale, rifiutando qualunque forma di favoritismo, nepotismo o clientelismo. I rapporti di lavoro sono formalizzati con regolare contratto, rifiutando qualunque forma di lavoro irregolare.

2.3 GD MEDIA SERVICE favorisce le condizioni affinché le risorse umane possano creare il massimo valore:

• Non solo previene discriminazioni e abusi, offrendo a tutti possibilità di crescita professionale in base alle proprie capacità, aspirazioni e necessità, ma mette in atto condizioni che favoriscono il corretto sviluppo di ognuno.
• in particolare, nei limiti imposti dalle esigenze dei ruoli rivestiti, a sostegno delle lavoratrici madri, non esclude l’impiego del part time e di orari di lavoro particolari per rendere il più possibile compatibile il ruolo di genitore con l’attività lavorativa.
• Valorizza lo spirito innovativo, che genera miglioramenti anche nelle procedure consolidate. GD MEDIA SERVICE è aperta alle nuove idee che rispettino i principi dell’attuale codice.
• Stimola lo scambio di informazioni, anche attraverso opportuni strumenti informativi, per la conoscenza di obiettivi, strategie e protocolli operativi e per quanto attiene all’attuale gestione.
• Stimola altresì incontri periodici tra funzioni aziendali al fine di migliorare la gestione aziendale (come lo “Staff meeting” con cadenza mensile).
• Pone le condizioni affinché le decisioni si possano assumere con tempestività e determinazione.

2.4 GD MEDIA SERVICE richiede ai propri dipendenti e agenti di commercio di rispettare gli asset patrimoniali, materiali e immateriali, e di utilizzare le informazioni nel solo interesse dell’azienda e nel rispetto della riservatezza.

3. SICUREZZA E SALVAGUARDIA, DELLA SALUTE E DELLE CONDIZIONI DI LAVORO

3.1 GD MEDIA SERVICE favorisce condizioni di lavoro che tutelino l’integrità psico-fisica delle persone, mettendo a disposizione luoghi di lavoro conformi alle vigenti normative in materia di salute e sicurezza sul posto di lavoro.

3.2 GD MEDIA SERVICE garantisce l'integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori.

3.3 GD MEDIA SERVICE svolge la propria attività a condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che siano assicurati una adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.

3.4 GD MEDIA SERVICE si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i Collaboratori.

3.5 GD MEDIA SERVICE si è dotata di specifici modelli di organizzazione gestione e controllo in materia di igiene e sicurezza sul lavoro in conformità ai parametri normativi vigenti. Tali modelli sono formalizzati mediante documenti formali in cui sono statuiti i principi e criteri fondamentali in base ai quali vengono prese le decisioni, di ogni tipo e ad ogni livello, in materia di salute e sicurezza sul lavoro. I principi ispiratori in materia sono:

• evitare i rischi;
• valutare i rischi che non possono essere evitati;
• combattere i rischi alla fonte;
• adeguare il lavoro all’uomo, in particolare per quanto concerne la concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro, in particolare per attenuare il lavoro monotono e il lavoro ripetitivo e per ridurre gli effetti di questi lavori sulla salute;
• tener conto del grado di evoluzione della tecnica;
• sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
• programmare la prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l’organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l’influenza dei fattori dell’ambiente di lavoro;
• dare la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;
• impartire adeguate istruzioni ai lavoratori.

3.6 Tutti i Destinatari devono attenersi a questi principi, sia quando devono essere prese delle decisioni o fatte delle scelte sia, in seguito, quando le stesse devono essere attuate in occasione delle attività operative.

4. I SOCI

4.1 GD MEDIA SERVICE garantisce la parità di trattamento ai Soci senza porre in atto alcun comportamento preferenziale, avendo come primario obiettivo il bene dell’azienda.

5. I FORNITORI

5.1 Nella scelta dei fornitori di beni e servizi devono essere privilegiati l’affidabilità del fornitore e la sua capacità di assolvere correttamente alle obbligazioni assunte, nonché il rapporto qualità/prezzo del bene o della prestazione offerta, senza discriminazioni o valutazioni preconcette.

5.2 Gli incarichi a terzi cui affidare prestazioni (outsourcing) e ai consulenti, verranno affidati dalle funzioni aziendali interessate prescindendo da rapporti personali esistenti e facendo riferimento a termini di confronto obiettivi. Per la valutazione delle scelte si dovrà tenere conto dei risultati ottenuti in precedenti collaborazioni, della qualità delle prestazioni offerte, della consistenza ed organizzazione dei fornitori, della competenza specifica e del trattamento economico richiesto. Inoltre, dovrà essere prestata debita attenzione affinché, anche i rapporti di lavoro che legano i fornitori ai propri dipendenti o collaboratori, siano

disciplinati da contratti regolarmente formalizzati allo scopo di prevenire qualunque forma di lavoro irregolare.

5.3 Le assegnazioni delle forniture devono rispettare le procedure aziendali e dovranno essere documentate nei motivi della scelta del fornitore.

5.4 PRINCIPI GENERALI

5.4.1 GD MEDIA SERVICES non consente che direttamente o indirettamente i fornitori elargiscano ai propri dipendenti regali di alto valore o comunque tali da poter avanzare il ragionevole dubbio che possano condizionare la loro scelta in merito al fornitore stesso. Allo stesso modo i dipendenti non possono offrire regali, proporre opportunità di impiego o trattamenti di favore estranei alle normali relazioni di cortesia per ottenere benefici di carattere personale anche se ciò può incidentalmente favorire gli interessi di GD MEDIA SERVICE.

5.4.2 I contratti devono essere stipulati per iscritto, con chiarezza e completezza, senza lasciare adito a diverse interpretazioni.

6. I CLIENTI

6.1 GD MEDIA SERVICE è una società commerciale, e come tale marketing oriented. Il cliente viene considerato una risorsa preziosa che viene gestita con cortesia e premura.

6.2 Tutte le funzioni aziendali, nel rispetto delle proprie finalità istituzionali, hanno una responsabilità nei confronti dei clienti, in quanto GD MEDIA SERVICE ritiene che la customer satisfaction venga realizzata attraverso la continua ricerca dell’eccellenza in qualsiasi attività venga svolta.

6.3 GD MEDIA SERVICE ritiene importante un elevato livello informativo verso la clientela, sia in merito alle novità editoriali che alle attività promozionali.

6.4 I contratti devono essere stipulati per iscritto, così come i premi a qualsiasi titolo erogati, con chiarezza e precisione, senza lasciare adito a diverse interpretazioni.

6.5 GD MEDIA SERVICE ritiene che il proprio rapporto con i clienti debba costantemente consolidarsi con livelli sempre più alti di competitività. Risulta imprescindibile un continuo confronto con la concorrenza e la valutazione di metodi provenienti anche da settori diversi.

7. LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

7.1 GD MEDIA SERVICE osserva i principi di lealtà, integrità, rigore e spirito di collaborazione nei rapporti con la Pubblica Amministrazione in generale.

7.2 GD MEDIA SERVICE proibisce ai Destinatari di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione, al fine di prevenire atti di corruzione.

7.3 GD MEDIA SERVICE considera atti di corruzione sia i pagamenti illeciti fatti direttamente dalla Società o dai suoi dipendenti, sia i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto di GD MEDIA SERVICE sia in Italia che all’estero.

7.4 GD MEDIA SERVICE vieta ai Destinatari, in una qualsiasi trattativa d’affari con la Pubblica Amministrazione, di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni, per conto della Pubblica Amministrazione.

7.5 I rapporti con i funzionari pubblici in occasione di verifiche, controlli e accertamenti vengono regolamentati con un adeguato protocollo.

7.6 In occasione della partecipazione a gare di appalto con la Pubblica Amministrazione GD MEDIA SERVICE si impegna a operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale. Qualora inoltre GD MEDIA SERVICE fosse rappresentata da un consulente o un soggetto “terzo” nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, si impegna a far rispettare dal consulente e del suo personale o dal soggetto “terzo” le stesse direttive valide anche per i dipendenti di GD MEDIA SERVICE.

7.7 GD MEDIA SERVICE si impegna a non promettere o dare direttamente o per interposta persona incarichi di collaborazione a Pubblici Ufficiali che abbiano, o abbiano avuto nel biennio precedente, un ruolo decisionale in situazione in cui GD MEDIA SERVICE abbia o abbia avuto un interesse o un vantaggio.

8. CONCORRENZA E MERCATO

8.1 GD MEDIA SERVICE rispetta le leggi nazionali e comunitarie poste a tutela della concorrenza.

8.2 GD MEDIA SERVICE adotta nei confronti dei concorrenti un comportamento basato sul rispetto e sulla lealtà.

8.3 GD MEDIA SERVICE mira ad essere costantemente il punto di riferimento del mercato per efficienza ed efficacia. Adotta di conseguenza tecniche e procedure che consentono il mantenimento di un adeguato gap qualitativo verso i concorrenti.

9. AMBIENTE

9.1 La Società si impegna a migliorare in modo continuativo l’impatto ambientale delle proprie attività ed a sviluppare un business coerente con questi principi.

9.2 La Società si è data quale proprio valore etico la tutela dell’ambiente e, al riguardo, è costantemente impegnata, anche considerata la rigorosa disciplina di legge.

9.3 La Società esige pertanto da chiunque presti la propria attività lavorativa in suo favore, il più rigoroso rispetto del patrimonio ambientale e del territorio.

9.4 E’ fatto assoluto divieto di trattare lo smaltimento dei rifiuti in violazione delle norme di legge e delle procedure aziendali.

10. FLUSSI FINANZIARI

10.1 Le rilevazioni contabili dei fatti gestionali vengono effettuate in base ai principi contabili, di legalità, correttezza, trasparenza e completezza.

10.2 Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua affinché sia sempre possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.

10.3 Tutti i dipendenti sono coinvolti nella gestione amministrativa e di conseguenza devono offrire informazioni precise e tempestive affinché i fatti di gestione siano correttamente rilevati

10.4 Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa. Tale documentazione è conservata a cura della funzione Amministrazione e Finanza della Mach 2 Libri, così come definito dal contratto di service tra le due Parti.

10.5 GD MEDIA SERVICE predispone idonee procedure per la regolamentazione delle spese viaggio, trasferta e rappresentanza.

10.6 GD MEDIA SERVICES rispetta le leggi e i regolamenti in relazione alla gestione amministrativa e in particolare la gestione contabile, e si tiene costantemente informata sulla loro evoluzione.

10.7 I bilanci di GD MEDIA SERVICE sono oggetto di verifica da parte delle società di revisione di bilancio cui viene affidato tale compito.

10.8 L’amministratore Delegato e le prime linee di GD MEDIA SERVICE collaborano fattivamente con gli organi di sorveglianza e controllo della società per consentire che le operazioni di verifica avvengano con la massima trasparenza.

10.9 GD MEDIA SERVICE, estranea a qualunque partito politico, non sovvenziona finanziariamente tali forme organizzative o associative e non sostiene eventi, manifestazioni, congressi con finalità di propaganda politica.

11. TRATTAMENTO DEI DATI

11.1 L’attività di GD MEDIA SERVICE è improntata al rispetto delle norme in tema di tutela del lavoro e di privacy.

11.2 GD MEDIA SERVICE recepisce quanto indicato dalla norme in vigore, ed in particolare dal codice della privacy, individua i responsabili e gli incaricati, invia l’informativa a clienti e fornitori e predispone un idoneo documento di programmazione per la sicurezza (DPS)

11.3 Le informazioni disponibili in GD MEDIA SERVICE, di qualsiasi titolo (studi, analisi, comunicazioni e cosi via), non possono essere divulgate all’esterno se non nel rispetto delle norme sulla privacy o con le autorizzazioni richieste dai protocolli predisposti.

12. CONFLITTO DI INTERESSE

12.1 Destinatari perseguono, nello svolgimento della collaborazione, gli obiettivi e gli interessi generali della Società.

12.2 I Destinatari informano senza ritardo, tenuto conto delle circostanze, i propri superiori o referenti delle situazioni o attività nelle quali potrebbero essere titolari di interessi in conflitto con quelli della Società (o qualora di tali interessi siano titolari prossimi congiunti), ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza. I Destinatari rispettano le decisioni che in proposito sono assunte dalla Società.

13. COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE

13.1 GD MEDIA SERVICE si impegna ad erogare periodicamente appositi corsi di formazione destinati a tutti i Dipendenti al fine di divulgare i principi del presente Codice Etico nonché dei principali protocolli preventivi adottati dalla Società.

13.2 GD MEDIA SERVICE prevede la condivisione del presente Codice Etico con i propri Collaboratori e ne richiede il rispetto, mediante apposite clausole inserite nei contratti, nel momento in cui operano nell’interesse o vantaggio di GD MEDIA SERVICE.

13.3 Qualora i Destinatari avessero dei dubbi su come procedere potranno rivolgersi all’Organismo di Vigilanza di GD MEDIA SERVICE.

14. VIOLAZIONE DELLE DISPOSIZIONI DEL CODICE ETICO

14.1 Le disposizioni del presente Codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dai Destinatari o dai soggetti aventi relazioni d’affari con GD MEDIA SERVICE.

14.2 In caso di violazioni del codice etico GD MEDIA SERVICE adotta – nei confronti delle violazioni stesse, laddove ritenuto necessario per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente a quanto previsto dal quadro normativo vigente – provvedimenti disciplinari definiti all’interno della Procedura Sanzionatoria e Disciplinare della Società.

15. ENTRATA IN VIGORE

Il presente Codice è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione il 22/03/2016.

Ogni variazione e/o integrazione dello stesso sarà approvata dal Consiglio di Amministrazione e diffusa ai Destinatari.